Administrative Assistant

PROFIL

• Abgeschlossene Ausbildung (z. B. kaufmännische Grundbildung, Hotellerie, Facility Management) oder gleichwertige Berufserfahrung
• Organisationstalent, hohe Dienstleistungsorientierung und Freude an einem abwechslungsreichen Arbeitsumfeld
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint) 
• Sehr gute Deutsch (Niveau C1)- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachen sind von Vorteil 
• SAP-Kenntnisse sind von Vorteil 
• Ausgeprägte Hands-on-Mentalität sowie Freude daran, Dinge aktiv voranzutreiben
• Hohe Flexibilität, Belastbarkeit und Verantwortungsbewusstsein 
• Freundliches, gepflegtes und professionelles Auftreten

AUFGABEN

• Unterstützung der Business Unit Leitung im operativen Tagesgeschäft, sowie Planung und Abwicklung deren Geschäftsreisen
• Organisation und Koordination von Meetings, Workshops sowie Firmenveranstaltungen
• Koordination von Projekten sowie eigenverantwortliche Bearbeitung von Sonder- und Ad-hoc-Aufgaben
• Betreuung des Empfangs inkl. Telefonzentrale im Team am Hauptstandort Wallisellen inklusive Gästebegrüssung und Catering
• Kontrolle und Vorbereitung der Sitzungszimmer
• Verwaltung des Büromaterials sowie Unterstützung bei der Prüfung von Verträgen und Rechnungen
• Ferienvertretung Assistenz des Executive Vice President Division Signalling 
• Verantwortung für das Daten- und Informationsmanagement, insbesondere die Pflege und Strukturierung von Ablagen
• Erstellung von Anleitungen, Ablaufbeschreibungen sowie allgemeinen Informationen zum Standort und entsprechende Kommunikation an die jeweiligen Stakeholder